要具备时间管理能力,这三要素缺一不可

原创 PC4f5X  2021-01-24 15:12 

看点最近的留学申请季中,很多学生有明显的“拖延”情况,时间管理能力堪忧。在学业生涯中,如何做才能更高效地管理时间,协调好学业和生活?下文中,王鹤群博士结合事例说明了时间管理的三个要点:执行力, 对任务的总结和进度追踪能力,以及对影响任务执行的各种显性和隐性因素的总结能力。

文 丨王鹤群 编丨Olivia

最近的留学申请季,有的学生在提交申请的时候迟迟不能完成规定的任务,一直拖延到截止日期(Deadline),甚至要在截止时刻的前几分钟内才能提交申请。

这样的操作让我咋舌,同时也让我意识到了“时间管理”(Time Management)这一技能对于广大学生的重要性。

因此,我今天写这篇文章,从方法论的角度为不同年龄和阶段的学生介绍一下时间管理的基本方法,希望大家能够有所反思,提高效率。

时间管理的要素

  • 执行力

  • 对于各项任务的总结和实时进度追踪能力

  • 对于影响任务执行的各种显性和隐性因素的总结能力。

执行力

“执行力”这个词,说起来容易,做起来难

不仅很多学生,就连很多成人都习惯拖延,都不能做到“今日事,今日毕”。

究其原因,我们发现了以下几点:

1.目标制定得过于宏大

一般而言,如果要给自己制定每日完成的目标,应该将目标工作量定在自己可以完成的最大工作量的60-70%为宜

这样,每天都可以游刃有余,还有闲暇的时间可以用来做其他的事情。

比方说,很多准备托福考试的学生在强化班内,每日要求完成150-200个单词的背诵量。这样的枯燥乏味的工作往往在不到一周的时间内就已经无法坚持,之后的学习和训练常常是疲惫不堪,流于形式。

即使最后能够完成目标,在考试之后学生也会对学习产生厌烦和畏难的情绪,无法长期主动的自我激励。

事实上,当老师们给学生制定单词背诵计划的时候,明知学生每日最大的背诵量是100,老师会不由自主的将目标定在150,希望学生可以超额完成。

但是,这种希望究其本质而言是“奇迹”,因此常常不能实现

反之,如果已知每日单词最大背诵量是100,将目标定在每日60个单词,并且早晨20,中午10个,晚上30,那么这个任务量就是学生可以做到的。

如果坚持一个月,单词量也就积累到了1800,坚持三个月之后,所背诵的单词以及其衍生词,就会达到6500,这是托福和雅思的入门单词量,同时也是国内的大学生顺利通过大学英语四六级所需要的单词量。

“积土成山,风雨兴焉;积水成渊,蛟龙生焉”,能够做到积累,其秘诀恰恰在于每日的目标不要宏大,而要在力所能及的范围内尽量轻松

2.生活习惯早养成,不能临时搞突击

前几天,有个家长朋友反馈说,自己好友的孩子已经高三了,还是事事拖延,就连和朋友约好的时间都会迟到。

听到她这么说,我当时心里的反应就是:“早干嘛去了?”一个习惯是经年累月养成的,不能平时熟视无睹,等到任务压上来的时候再奔走呼号。

父母养育子女,是一个长时间的系统工程。这期间不仅要给孩子提供好的营养和生活条件,也要关注孩子的各种习惯的养成

“今日事,今日毕; 言必信,行必果”,好习惯要从小养成,并且父母本身要起到表率作用。 否则,日复一日,等孩子到了高中,也许就很难更正了。

3.让“清单”成为一项生活要素

执行力也是一项技能,因此要常年累月的培养和巩固。为了做到这一点,不妨在日常生活中,养成列“清单”的习惯。

比方说,每天要完成的任务,记载在日程表里。完成一项就划掉一项。这样天长日久,对于自己的效率和工作量都会有更深入的了解,从而能够帮助自己做好规划

4.永远给自己留出休闲、娱乐、体育运动的空间

即使我们培养执行力,按照清单来完成任务打卡,我们也不能在这个过程中把自己的神经绷紧。

正如疲惫的肢体需要休息一样,快速运转的大脑也需要调整和休息。

因此,将休闲娱乐和体育运动的时间也排进日程,才能够做到有张有弛,稳步发展

任务要分类、执行要反馈

当学生具有了一定的执行力和习惯后,他们会发现,对于高中和大学的学习生活,尤其是升入大学的第一年或者留学第一年的学习生活,还是感到棘手、不能适应。

这是因为浩如烟海的诸项任务都压过来,让人疲于应对,从而也感觉到压力。

对此,我们要做的第一件事情,就是将任务分类。以下通过一位在美国读大一的学生的实际案例来进行讲解。

案例1

赴美留学的大一学生,学习计算机科学(Computer Science)专业,明显感觉自己每日的时间“不够用”。

如何能够游刃有余呢?首先要将各项任务详细分类

以下提供了分类表格:

任务分类表格

时间

非学术

学术

短期

检查电子邮件

(check emails)

购买生活日用品

租房,办好饭卡,公交卡

记录December trip in Singapore

(记录12月份在新加坡的旅行)

长期

运动、社团活动,等等

Software engineering research Course日常课程和作业

预习、自学Linear Algebra

说明:

1.短期、非学术任务内部要做细分

当学生们面临众多的任务的时候,很多人能够想到的是把这些任务分成“与学习有关”,和“与学习无关”的任务,从而把更多甚至全部的精力放在“与学习有关”的任务上。

而这样做,就会导致貌似“与学习无关”的任务会被拖延甚至忽略,从而为后来的匆忙埋下了伏笔。

记住:“与学习无关”的任务往往与生活息息相关,因此二者不可偏废,必须兼得

上面的图,从两个维度对任务进行了划分。我们先看左上角“短期、非学术任务”。

这样的事情,往往被人认为是不重要的事情,但是他们是之后很多重要的生活和工作可以得以开展的保证,因此不能忽视

比方说:办理饭卡、公交卡,这样的活动貌似在一所大学只用进行一次,因此只要跟着老师或者学长的介绍,抽时间办好就OK。但是也要防止万一出现毁坏或者丢失的情况,因此,在自己的记事本上要记载一旦出现这样的问题要到哪个部门或者办公室去办理。

只要把这两步做好,后续就无须担心了。

与之不同的是,租房或者购买日用品,貌似发生率很低,却是重复性劳动。

留学生根据学校的情况,或者每年租房,或者每个学期要重新租房,因此每次租房的条件或者选择步骤都要在笔记本上记好。尤其是相关的租房合同,要提前看好,对于内容可以了熟于心,这样在选择的时候就可以给自己更多的余地

去年的疫情导致很多留学生提前回国,而他们在国外租住的公寓因为合同里没有提前解约的相关条款,并不能提前搬出,因而承担了一些经济损失。这就是没有认真研究合同的后果。

再比如,购买日用品,要通过第一个学期的使用对于自己的各种用品的用量有一个准确的了解,从而可以更好的利用商场打折促销的时机,为自己一次购进一个学期的使用量,做到省事省钱。

与它们都不同,检查电子邮件是学生非常重要的一件事

在国外, 重要的通知都是通过电子邮件的形式发送,因此每名学生每天早上的第一件事就是检查电子邮件,并且根据各种内容确定自己的日程安排。

比方说,如果某个邮件是下午3点钟某教授要和学生讨论研究计划(Research project)中的问题,这封邮件就意味着下午3点之前学生把相关论文的问题和困惑都要整理成列表,以方便3点钟的讨论。

相反地,如果某邮件说的是学期末的时候有某个讨论会,那么貌似今天这名学生的日程就不会被这封邮件打乱。

当然,这豪不意味着这封邮件的内容可以被忽视,因为一旦忽视,期末的时候就难以交差了。

事实上,在美国,每名教授每天会收到200-300封邮件,而如果要确保不遗漏,最好的方法是早上上班的第一时间打开邮件和日程记录,把所有需要自己参与的活动都记在相应的时间表格里,从而确保近期和远期的工作都能够保质保量的完成。

对于学生也是一样,虽然每天会收到十几封到几十封的邮件不等,但是学生也应该快速浏览邮件,并且将相应的活动和工作记在自己的日程表内,从而确保自己可以安排妥当

2. 长期学术任务要高瞻远瞩、布局为先

以这个学生的情况为例,上图右下角的任务为“长期的学术任务”,对此,刻苦学习的要义不仅仅在于认真听课和完成作业,也在于提前规划,有前瞻眼光。

比方说:学生这一类任务中有一项,是software engineering research(软件工程研究)。对此,学生之前并没有经验,只知道跟着教授的指导向前努力。

因为自己对于远期目标的茫然,学生在学习过程中容易感到疲惫和压力。

为此,要做到的是:和教授交谈,获悉这一项工作都有哪几个步骤,每个步骤涉及哪些具体工作,用多少时间来完成。

当这个阶段性目标明确以后,学生就可以到图书馆查阅以往相关的研究的论文,看看别人是如何完成的每个步骤,有何种发现。进而也发现他人的研究的不足之处,同时为自己的研究的方向做好各种准备。

在每个步骤之内,学生不仅要认真写下来自己的研究过程、方法、运算和发现,更要列出自己心中存在的问题和设想。

而教授看到这些内容,就会用自己的专业知识更好的指导学生,从而让学生“梧桐一叶而知天下秋”,从一项研究中能够达到更深入的理解,并且为后来的学习打好基础。

再比方说,对于日常的课程和作业,也不能只满足于上课听讲和下课做作业,反正应该在拿到教科书的那一刻就先把目录读一遍,在开课之初先掌握这门课的知识脉络和体系,从而在上课的时候知道自己已经掌握了哪些知识,还没有掌握哪些知识

在期末复习的时候,首先看目录,在大脑中温习已经学会的知识的主体框架,这样才能对知识体系有深入的理解和体会。

对于长期的学术任务,还要习惯性的给自己制定阶段性目标,做到每周一小结,每月大总结,这样无论是周考,月考,期中期末考试,都会有上佳的表现,达到“事半功倍”的效果。

3. 长期的非学术活动要控制总量、提高质量

无论是在国内还是留学,也无论是大学生还是中学生,都需要一定的社会活动和音乐、体育、美术等课外活动。对此,要做到的是控制总量,让这些活动在每周的日程表中所占用的时间不会严重挤压学习所需要的时间

比方说,有一些学生希望进入名校,因此在自己的音体美等方面都报了课程,每周占用的时间超过10个小时。

而与此同时,他们的数理化或者文学等课程的学习时间受到了挤压,导致自己无法在基础学科上取得优异成绩。

这样的学生,即使后来在音体美方面获得了进步,也会因为学术成绩不突出而无法进入名校。

因此,平衡各项活动的时间,分清主次,就成了学习规划中的关键

在控制课外活动的总时间量的同时,也要力求提高课外活动的质量。简言之,如果要参与体育活动,就要达到强身健体的效果,如果要参加社团活动,也要让自己的活动有所成就。

时间投入进去,要见到成果,否则浪费了时间,就让课外活动成为了不明智之选

4. 短期的学术活动

如图所示,图表右上角的短期学术活动可以用零星时间灵活完成,这样提高效率,并且不影响整日的规划。

以上的任务分类,只是所有任务分类中的第一步,做出最宽泛的分类。事实上,上图中每一个类别内部,还可以根据实际情况做出更详细的分类。具体分类方法还要依照学生的具体任务而定。

但是,不管如何分类,都要做到一点:事后有反馈

所有的任务,完成的可以被划掉,未完成的可以刷亮。但是反馈的内容也可更细致一些。

比方说,对于学术的作业,反馈的内容可以是后续的改进计划。对于课外活动,反馈的内容可以是之后的发展方向。这样的一些反馈,实质上是指导学生的成长。

事实上,更深层次的反馈,是对于工作实质的深入总结

其细节正如下文所示。

对于影响任务执行

显性和隐性因素的总结

“吾尝终日而思矣,不如须臾之所学也”,这句古话倒着说也蛮好,“吾尝终日而‘学’矣,不如须臾之所‘思’也”。

学习的过程,也要伴随着思考,否则“学而不思则罔”,学习却不反思,学了也是白学。因此,做到了制定计划、认真执行、节约时间、提高效率之后,更重要的是让每一段学习都有所反思,从而指导自己的成长。

以下,我从英文阅读方面给出一个例子。

例如:有的学生英文文章的阅读比较薄弱,分析下来,有几个因素:

时间紧、生词多、难句多、段意无法把握。

这四个因素找到后,我们发现,如果减少生词,并且增强句式理解,那么“时间紧”这个因素就会不攻自破。

显然,这个因素就是隐性因素,是附属于后面两个因素的。而对于“段意无法把握”,在提高了单词量和句式理解能力后,有明显提高,但是却并不能完全把握,这是为什么呢?

因为学生还没有掌握段落结果的构成特点,不知道每句话的功能到底是论断还是例证。显然,段落内部不同句子的不同作用,是我们之前分析的时候没有提炼出来的隐性因素,而这恰恰就是一段学习后仍然会出现的“瓶颈”。

可以说,所有的“瓶颈”,都有之前忽略的隐性因素在作怪

因此,将这些隐性因素找出来,本身就是一个反思、分析和提高的过程。

以上通过一些案例分析,讲述了“时间管理”的几个要点:

要注重执行,注重分类、分析和反馈,并且在执行过程中和任务结束后不断的通过总结各个影响因素来提高自己

这样一来,学生的学习效率会得到明显提高,并且能够有更充裕的时间来丰富自己的生活,让自己劳逸结合,学有所成,并且让自己的生活多姿多彩,多有建树。

希望所有的学生都能够前程锦绣,一片光明!

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